⑴“签收”环节应写明收文人姓名和收文日期。收文人应及时（一般不能过夜）将文件交本部门负责公文处理的人员，由公文处理员对文件进行登记，登记内容至少应包括文件标题、收文时间、文件去向等。
⑵“签收”环节同⑴。
“登记”：对于所有接收的文件，都首先要在计算机上建库登记，文件数据库需至少包括文件标题、收文编号、收文日期、秘级、紧急程度、文件去向、处理意见、处理结果等字段。
“分类”：大类分党务和行政两类，每一类中分为不运转、运转不编号、编号运转三大类。不运转的为与我院无关、且无参考价值的，运转不编号的为需要办理或借鉴但没有长远查考利用价值，运转编号的为需要办理且有长远查考利用价值、需要向档案室移交并长期保管的。
“编号”：党务的一般以文件来源（如“省委”、“省高工委”等）分类。行政的以问题分类，如内容涉及教学工作的编“教”字，涉及学生工作的编“学”字等。对于编号运转文件、带秘级文件、省军级文件，均应建立一套手写的登记本，以备随时查考之用。
分类、编号后，要立即将 “ 登记 ” 环节建立的数据库进行内容更新。
“收文处理签”为固定格式，应认真填写。其中，没有“发文号”的，该栏可空缺。
完成以上程序后，将文件呈送院办主任，请院办主任清点无误后签字，并取回目录备查。
⑶“拟办意见”可根据文件精神，按领导分工和部门职能确定阅文人和承办部门，对于重要文件，原则上学院主要领导都要审阅。“拟办意见”应尽量具体，需写明阅签院领导名字、承办部门、办理时间要求。如承办部门为两个以上时，应明确牵头主办部门和协办部门。“拟办意见”填写完毕后，院办主任应通知公文处理人员取走处理。
⑷ a “传阅”：
传阅顺序。在“拟办意见”未注明阅文人姓名的情况下，按照效率优先的原则传阅，即在院领导中传阅时，按照先党委，后行政；先正职，后副职；先主管，后一般的顺序传阅。按照正常顺序处理，阅文人外出或者情况紧急的情况下，可越级传阅，尽量减少文件运转时间。
文件运转要求。第一，应做到无间歇传文，随到随传。第二，坚持签字手续。签字包括阅文人姓名、接到文件时间两部分。传文时，应事先制作目录，并请院领导签字；文件归还时，应当面销帐，并注明归还时间。第三，绝密级文件不能在机要室外过夜，一般文件借阅期不能超过两个工作日。
⑷ b 在文件办理时间紧急的情况下，公文处理人员可先复印送有关部门，并办理签字手续。正式的阅文手续按照阅文程序尽快办理。
⑸院领导签署处理意见时，如果同意“拟办意见”，直接在阅文栏签名即可，“拟办意见”立即生效，承办部门应按拟办意见执行；如果不同意“拟办意见”或者有新的意见，可在批示栏批示，基本要求同⑶。
⑹及时传阅、催阅、催办。在部门领导中传阅时，按照先主办，后协办的顺序传阅。在向部门领导传文时，除当场可以归还的外，务必办理借阅手续。文件借阅期一般不能超过三天，绝密级文件不能在机要室外过夜；根据文件对需办事项的时间要求，及时查问办理情况，对于反馈的问题要及时上报办公室主任。
⑺文件办理完毕后，部门领导应在文件阅办单上填写处理结果。有关材料（如上报或形成的表格、文字材料等等）应送交秘书科。
⑻对于办理完毕的文件，要随时入档（按类别和收文号），并在文件登记簿和数据库中注明。每一个月的最后一个星期二，公文处理人员要对文件进行一次大清理。每年 3 月份的第一星期五之前，要完成对文件全面清理， 3 月份的第二个星期五之前将文件按照归档要求向档案室移交。
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